Como papá o mamá, Trabajar desde casa puede llegar a ser lo mejor, excepto en las muchas ocasiones en las que también es una pesadilla. En estos días, trabajar desde casa con niños se ha vuelto todo un desafío… tienes que dominar exitosamente tus nuevas e híbridas tareas y responsabilidades como padre de familia / profesional que trabaja remotamente y algunos hasta se han convertido en maestros a tiempo completo.
La buena noticia es que sin duda es posible trabajar desde casa con los niños alrededor.
Si crees que suena fácil, es más difícil de lo que crees. Si por el otro lado crees que suena difícil, también es más difícil de lo que crees. Pero sin duda es posible, y en este episodio quiero compartirte algunos sencillos consejos y una de las técnicas más poderosas que conozco que te ayudarán a trabajar desde casa, ser más productivo y mantener tu cabeza en su lugar.
Con la economía global pisando los frenos lo suficientemente fuerte como para arrojar a una significativa parte de los trabajadores por el parabrisas, es difícil estar tranquilo al volante, especialmente cuando hay niños gritándote a menos de un metro de distancia. En estos momentos de incertidumbre y caos, seguramente estás luchando por reorganizar tus horarios y tu casa para poder trabajar de forma remota.
Pero ni siquiera existe la remota posibilidad de que este proceso se desarrolle sin problemas para la mayoría de nosotros. El cuidado de los niños es un trabajo de tiempo completo y los trabajos de tiempo completo son eso: trabajos de tiempo completo. Todo lo demás es ambigüedad, expectativa y ansiedad.
Trabajar desde casa mientras cuidas a los niños es como caminar sobre la cuerda floja mientras haces malabarismos con cuchillos que están hechos de cuchillos más pequeños que además están en llamas.
¡Sería ingenuo ofrecerte “un único truco” como solución! Dicho esto, hay una regla a seguir: Comunicarse en exceso.
Quiero que pongas a atención a las 2 siguientes frases:
“El aislamiento es la suma total de miseria para un hombre.”
Thomas Carlyle – Historiador, crítico social y ensayista Inglés
“El aislamiento es un componente indispensable de la felicidad humana”
Glenn Gould – Pianista Canadiense
Esas dos citas polarizadas capturan muy bien el espectro de opiniones que se comparten en las redes sociales en estos momentos.
Dependiendo de tu perspectiva, esta pandemia y su respectivo encierro obligado ha dado lugar a la mayor oportunidad posible para una revolución del trabajo remoto o simplemente al aislamiento masivo. Ya sea que veas esto como la oportunidad de tu vida o como un constante recordatorio de lo que puede ser el infierno, aprender a trabajar desde casa de manera efectiva hará de esta una experiencia mucho más positiva.
Antes de compartirte la técnica y la estrategia que preparé para que puedas trabajar mejor desde casa, es importante ver la manera de podernos hacer el tiempo de poder trabajar desde casa.
¿Cuáles son algunas de las estrategias de gestión del tiempo que las parejas pueden utilizar para evitar molestarse mutuamente?
Estrategia de gestión de tiempo para Padres trabajando desde casa:
Haz planes de batalla
Cuando trabajamos desde casa, es fundamental que las parejas o las personas que comparten el cuidado de los niños en casa se sienten y hablen periódicamente de cada una de sus rutinas y obligaciones, especialmente si ambos Padres trabajan.
Mi sugerencia es que revisen juntos las agendas de actividades todas las noches, ver y aclarar cuáles son las prioridades más urgentes para el trabajo de cada quién y vean lo que está sucediendo con los niños, lo que está sucediendo con su trabajo, ver cómo pueden apoyarse mutuamente y hacer los ajustes necesarios.
Reúnanse por la noche y hagan sus planes de batalla. “Está bien, tengo mi junta de dos horas por la mañana, o” Tengo una video-conferencia a las 3 en punto ” O” Tengo que escribir este artículo, Voy a necesitar tres horas en lugar de dos “, Averígualo… Tengan esas conversaciones, ajusten todos los días y re-inicien según sea necesario.
Encargarse de los niños por turnos
Cuando ambos padres necesitan trabajar y los niños están en casa, los padres pueden supervisar a los niños por turnos:
– dos horas con niños, dos horas de trabajo puro.
El padre que está “a cargo” de los niños está en la habitación con ellos, supervisando sus actividades o el trabajo escolar, mientras, éste puede dedicarse a su trabajo “interrumpible” como respondiendo correos electrónicos, llenando formularios, lo que sea que no requiera mucha concentración. Esto es importante porque si los niños necesitan ayuda o empiezan a pelearse, este Padre puede intervenir en ese momento.
Mientras tanto, el padre que está “en turno de trabajo” tiene dos horas de trabajo por su cuenta. Durante ese tiempo, lo ideal es priorizar el trabajo de concentración profunda: conferencias, grabaciones, redacción de propuestas, cosas que exigen toda su atención.
Asigna un verdadero espacio de trabajo
Esto es importante, los padres se pueden volver locos uno al otro si no hay áreas definidas para videollamadas y otras cosas para cumplir adecuadamente con el trabajo.
Si tienes la suerte de tener una habitación libre, conviértela en la oficina. Tal vez sea el sótano. Si vives en un apartamento pequeño, tal vez sea un pequeño rincón de la sala de estar. En cualquier caso, decidan cuál es ese lugar y háganlo oficial. De lo contrario, se volverán locos unos a otros.
Bueno, ya que nos organizamos en pareja para tener un bloque de tiempo dedicado al trabajo qué? para eso quiero compartirte…
Los 4 componentes principales de una estrategia exitosa de trabajo en casa para ayudarte a mantenerte concentrado y cuerdo.
1. DESCANSOS Y RECOMPENSAS
El flujo o “flow state” como se dice en inglés también conocido como “la zona” es el estado mental operativo en el cual una persona está completamente inmersa en la actividad que ejecuta.
Se caracteriza por un sentimiento de enfocar la energía, de total implicación con la tarea, y de éxito en la realización de la actividad.
Este tema me fascina y creo que es la columna vertebral de la productividad y la efectividad en sí.
Entrar en este estado, o al menos estar hiper-concentrado, rara vez ocurre justo cuando te sientas a trabajar. A menos que tu trabajo implique deportes extremos o meditar mientras te balanceas sobre dos dedos durante horas, la concentración se logra en etapas.
Una de las principales razones por las que el enfoque elude incluso a los más diligentes entre nosotros es la falta de incentivos y los períodos de trabajo prolongados e ininterrumpidos.
Los estudios han demostrado que la persona promedio tiene una capacidad de atención de aproximadamente 25 minutos. Aunque hay que tomar en cuenta un par de cosas importantes:
- Esto depende MUCHO del contenido y del entorno. Si alguien encuentra algo profundamente interesante y no está rodeado de distracciones, esa capacidad de atención puede volverse prácticamente indefinida.
- Esto es solo un promedio; la capacidad de atención varía de persona a persona.
Si consideras profundamente atractivo tu trabajo y eres capaz de concentrarte sin problemas durante horas y horas, probablemente este episodio no te aportará mucho pero, si tu capacidad de atención se encuentra generalmente dentro del promedio de los 25 minutos, entonces, la Técnica Pomodoro es tu nueva mejor amiga.
LA TÉCNICA POMODORO ????
Esta técnica fue desarrollada a finales de la década de los 80 ‘s por el Italiano Francesco Cirillo y lleva el nombre del clásico temporizador en forma de tomate que Francesco usaba para medir sus sesiones de estudio como estudiante universitario.
La Técnica Pomodoro consiste en trabajar por intervalos de 25 minutos (llamados “pomodoros”) intercalados con descansos de 5 y 15+ min, utilizando un temporizador para mantener la duración de los intervalos.
El enfoque original se veía así:
Es decir, 4 pomodoros (sesiones de trabajo de 25 minutos) separados por tres descansos de 5 minutos y rematados con un descanso más largo de más de 15 minutos.
Digo “enfoque original” porque lo importante es el concepto, no la estructura exacta.
Al programar tus descansos, le prometes a tu cerebro un descanso y una recompensa en un momento específico. Esto frena el deseo constante de realizar tareas de gratificación instantánea, como navegar por tus redes sociales o consultar el correo electrónico. Pero si “Te pica por hacerlo” puedes hacerlo durante el descanso.
Dicho esto, es probable que logres un estado de hiperconcentración o flow mucho más rápido y te sientas mejor si usas esos descansos para estirarte, descansar la mente o ir al baño.
Y aunque he descubierto que el pomodoro de 25 minutos me funciona bien (supongo que soy normal), recomiendo que pruebes diferentes intervalos de tiempo para encontrar tu propio punto óptimo. Si logras “fluir”, apaga tu temporizador y espera el mayor tiempo posible.
INCENTIVOS RELEVANTES
La técnica pomodoro nos da “incentivos positivos” en forma de breves descansos, pero cuando incorporamos metas y recompensas más significativas en nuestra vida laboral no solo es valioso para aumentar la productividad, sino fundamental para desarrollar una carrera saludable.
Si trabajas por cuenta propia, establecer tus propias metas es más que evidente; si no lo haces tú, nadie lo hará por ti. Por el otro lado, si eres empleado, puede ser más fácil simplemente dejar que tu jefe marque el rumbo. Para la gran mayoría de las personas, esto no es sostenible. Si no consideras personalmente significativo algunas de las tareas o actividades que haces, tendrás dificultades para concentrarte.
Esto no significa que debas de tener el trabajo de tus sueños, o incluso que te guste el trabajo en sí; puedes establecer metas relacionadas con el trabajo que involucren recompensas que son personalmente importantes. Por ejemplo, si tu jefe pidió que se haga un determinado trabajo el viernes, podrías establecer la meta de tenerlo listo y entregado el jueves por la mañana y prometerte como recompensa un platillo de tu restaurante favorito, un rato de videojuegos, una visita al SPA o algo que te motive si así lo haces .
Inténtalo, veras que de repente tu trabajo se volverá más interesante, tu jefe estará contento con los resultados y podrás concentrarte mejor a pesar de que no haya cambios en tu “tipo” de trabajo.
⚠️ AQUÍ ALGO MUY IMPORTANTE:
Si te prometiste una recompensa y cumpliste con los requisitos que te propusiste, date la recompensa. Si adquieres el hábito de mentirte a ti mismo, estas técnicas serán inútiles y por el contrario, hará que todo sea mucho más difícil.
5 apps gratuitas para usar la técnica Pomodoro
2. DISEÑO DEL ESPACIO DE TRABAJO
El desorden físico propicia el desorden mental y adicionalmente puede consumir tu atención. Si estás trabajando en un caos, ese lapso de atención de 25 minutos puede reducirse a 0.
Tu cerebro es capaz de desconectar los estímulos de calidad e intensidad constantes, pero está programado para notar cambios. Por ejemplo, rápidamente pasará desapercibida la sensación de la alfombra debajo de tus pies, pero notará si una araña está caminando sobre tu dedo del pie. O puedes desconectar el estímulo visual de una película en pausa en el fondo, pero tan pronto como se reanuda la reproducción, se vuelve una distracción.
También hay una cierta cantidad de “estrés” causado por el desorden físico, y esto varía de persona a persona yo conozco personas que trabajan con su escritorio lleno de bolsas vacías de golosinas y tazas de café vacías de días.
Yo, por ejemplo, yo soy de esas personas que procura tener un lugar para todo en su espacio de trabajo, lo que sí puedo decir es que un entorno limpio y organizado fomenta la claridad mental.
GESTIONA TU ENTORNO
Un entorno de trabajo óptimo dependerá en cierta medida de tu disposición de atención de lo que hablaré más a fondo en otro episodio pero a lo que me refiero con disposición de atención es que habemos algunas personas que ponemos más atención a lo visual, otras a los sonidos, olores y texturas… pero asumiendo que entendemos que los cambios y el desorden en tu entorno consumen atención y siempre invitan a cierto grado de caos mental, aquí hay algunas estrategias para administrar tu entorno que a mi me han funcionado muy bien tanto en el trabajo desde casa como cuando tenía que ir a la oficina:
- ???? Limpia tu habitación / escritorio.
Elimina todo lo que no sea aplicable inmediatamente a tu trabajo. Esta sencilla tarea puede ayudarte a reducir drásticamente las distracciones. Lo ideal es que el espacio visual sea absolutamente estático fuera de lo que estás trabajando. Si no tienes control sobre el espacio, enfócate en lo que sí puedes controlar; ubícate frente a una pared o una esquina para que el caos esté detrás de ti. - ???? Tu teléfono no es tu amigo; Guardalo o ponlo lejos de ti.
Tu Smartphone es el peor enemigo de la productividad. Si realmente necesitas revisarlo con más frecuencia que tus descansos programados (y lo más seguro es que no sea el caso), al menos déjalo fuera de tu vista el resto del tiempo. Yo mantengo el mío detrás de mi computadora, fuera de la vista mientras trabajo. Desactiva las notificaciones, ponlo en modo NO MOLESTAR y revísalo solo en los descansos o cuando sea absolutamente necesario.
Si respondes a todas las notificaciones de whatsapp, slack o correos cada vez que aparecen, es como iniciar una conversación con todas las personas que se detienen en su escritorio y eso es el asesino no. 1 de la concentración. - ???? Usa audífonos.
Algunos prefieren el silencio completo, a otros nos gusta trabajar con sonidos. Si tu entorno de trabajo es caótico (por ejemplo, niños gritando) o silencioso con ruido periódico, usa auriculares para generar un estímulo auditivo constante que sea más fácil desconectar para tu cerebro. Además es una clara señal al exterior de que estás concentrado y trabajando.
Yo amo la música electrónica y me va muy bien pero si no eres mucho de este tipo de música, puedes buscarte un playlist de Jazz, chill-out, o simplemente busca “concentración” en el lugar donde escuchas tu música online. Te recomiendo encarecidamente no escuchar música con letra, tu cerebro está programado para prestar atención a las palabras y escucharás inconscientemente información que te puede distraer. - ✂️ Separa el trabajo y el juego / descanso.
No trabajes en la cama y no duermas en tu escritorio. Incluso si trabajas en un espacio en casa totalmente lejos del dormitorio (o incluso EN tu dormitorio), intenta crear un espacio de trabajo distinto. Hace poco un amigo me dijo que él y su mujer salen a caminar antes de comenzar a trabajar todos los días para simular un traslado; creo que esa es una buena manera de mantener una diferencia o distancia saludable entre el trabajo y el resto de tu vida.
El punto no es vivir una doble vida, es solamente evitar que las rutinas se derrumben y darle a tu cerebro señales claras para diferenciar entre dónde y cuándo estás trabajando o cuando es momento de recreación.
3. GENTE QUE TE AYUDE A MANTENERTE RESPONSABLE
En estos últimos meses he visto de todo, desde empresas que instalaron software en las computadoras de sus empleados que toman capturas de pantalla cada determinado tiempo hasta la obligación de tener tu cámara encendida todo el rato con tal de que tus supervisores vean que estás “trabajando” pero bueno, lo más normal es que no tengas un jefe detrás de ti viendo todo lo que haces e incluso tampoco tengas compañeros de trabajo a los que haya que impresionar, entonces…
…¿qué te impide gastar tu tiempo comprando tonterías en línea o viendo videos graciosos en YouTube?
Aparte de la amenaza de perder tu trabajo, puede ser difícil tener un sentido de responsabilidad cuando no estás en la oficina. Sin embargo, las videoconferencias han evolucionado y existen algunas herramientas que están llenando el vacío de responsabilidad.
Para esto hay una herramienta que me ha funcionado muy bien para mantenerme responsable y se llama Focusmate.
Los usuarios de Focusmate reservan espacios de tiempo en un calendario compartido y se “hacen responsables” mutuamente a través del video. Eres libre de usar el tiempo como quieras, pero hay algunas pautas comunitarias que la mayoría de la gente sigue:
Los primeros 2 minutos se dedican a compartir lo que cada quién planea lograr durante la sesión, la mayoría de las personas mantienen la cámara encendida, pero el micrófono en silencio durante la llamada, y al final del tiempo compartes lo que lograste.
Una de las ventajas de esta plataforma es que proporciona todos los beneficios de la responsabilidad en el lugar de trabajo, sin sus inconvenientes, lo que fomenta la productividad.
En una oficina por ejemplo, existe la presión social de lucir siempre ocupado, incluso cuando hayas perdido la concentración desde hace un rato. Con Focusmate, puedes tomar tu descanso de estiramiento o relax de 5 minutos después de un pomodoro sin llamar la atención de tus compañeros de trabajo y además puedes espaciar tus sesiones para evitar el agotamiento.
OJO: Esta plataforma está disponible para todo el mundo , solo considera que la gran mayoría de la gente que lo usa, habla inglés. En la versión gratuita tienes 3 sesiones gratis a la semana.
También puedes crear tu propio Focusmate. Yo con algunos de mis compañeros de trabajo hago esto, nos vemos por Zoom, Skype, Facetime, o Teams y trabajamos con la cámara prendida cada quien en lo suyo.
4. PERSONALIZA TU ENFOQUE
Eres libre; ¡Aprovéchalo! Esta es una oportunidad para establecer hábitos de trabajo que realmente tengan sentido en lugar de simplemente seguir el clásico “godineo” de 9 a 5.
Desafía tus propias suposiciones sobre cómo se supone que debe ser el trabajo y crea un enfoque personalizado:
1 Varía tu postura.
Si normalmente te sientas en un escritorio, prueba con un escritorio de pie, yo acabo de comprar este y está buenísimo ????????
2 Prueba nuevas herramientas.
Existe una cantidad prácticamente infinita de recursos online para facilitar distintas tareas. Si escribes mucho, considera un servicio Speech-to-text de voz a texto. Si usas Excel como tu base de datos todo en uno, considera algún software empresarial o solución integral que haga lo que tu excel. Hay una herramienta para todo, ¡mira a tu alrededor!
3 Come. Y come a tiempo.
Trabajar desde casa a veces puede causar hiperconcentración. Cuando estás lejos de los ritmos de la oficina, es posible que olvides que necesitas levantarte y comer. Configura una alarma ponlo en tu calendario. Lo ideal sería comer lejos de tu computadora y espacio de trabajo.
4 Cambia tu horario.
Si eres parte de un equipo, es posible que aún debas estar disponible durante tu horario habitual, pero eso no significa que tengas que seguir la misma rutina que hacías en la oficina. Si necesitas estar disponible de 9 a 5, pero te gusta trabajar temprano en la mañana, ¡intenta comenzar a las 7 de la mañana! Realiza un trabajo fuerte temprano y tómate un tiempo libre a la mitad del día. Siempre y cuando todavía se te pueda localizar durante ese periodo de descanso, seguro no le harás daño a nadie.
5 Tómate un tiempo para pensar.
No es necesario que parezcas ocupado, lo que hay que hacer es ofrecer resultados. En lugar de empezar una tarea por el simple hecho de parecer que estás trabajando duro, tómate el tiempo para pensarlo detenidamente, determina las tareas más relevantes e identifica ese 20% que te dará el 80% de los resultados.
En la primera cápsula de productividad hablo de la Regla 80/20 o Ley de Pareto a detalle. No se trata de aparentar que estamos trabajando, se trata de hacerlo bien e inteligentemente.
Algunos soñaban con trabajar desde casa, otros lo temían; Independientemente del grupo en el que te encuentres, no ha habido mejor momento para probarlo y aprender a hacerlo con éxito.
Organízate con tu Pareja, haz tus planes de batalla, aplica la técnica Pomodoro, crea incentivos significativos, modifica tu entorno y gestiona tu atención, consíguete compañeros con los que puedas trabajar, descansa y sobre todo tómate tus tiempos para identificar aquel 20% que te dará el 80% de los resultados, ósea trabajar inteligentemente y sobre todo disfruta el proceso.